為什么很努力卻沒有回報？為什么時間花了很多，事情完成很少？為什么整天忙忙叨叨卻沒有成效？
職場中90%的人面臨最大的問題就是，效率低下！感覺很忙，事情很多，辛苦忙亂一天，結果發(fā)現(xiàn)毫無成就感。是什么原因造成的？不是態(tài)度不積極，而是工作方法不對。
如同生活方面有“斷舍離”一樣，職場中也有“高效工作整理術”，能讓你的工作效率越來越高，業(yè)績越來越好。
本書是以四個技巧（聽、傳、分、動）為中心，詳細介紹了一種工作高效整理方法。能迅速把職場新人變成職場干將，讓職場人實現(xiàn)“工作越來越少，業(yè)績越來越好”的夢想。
快速工作的“四種技能”：
聽：正確聽取別人的話或者是獲取。
傳：將想說的內(nèi)容簡單傳達。
分：對工作進行有計劃的劃分。
動：使別人積極地行動。
無論在哪個行業(yè)、具體做哪項工作，每個商務人士都離不開這四個技能。掌握快速提高工作的效率和質(zhì)量的方法，你就是最能干的人！
目錄：
第1章掌握“工作的鐵則”
Rule是一切工作整理術的基石003
俯瞰全局后“認準目的”004
深入研究“了解內(nèi)容”008
考慮高效率的順序011
第2章把工作分為四步，就可以順利地進行了
所有的工作都可以分為四點019
正確“聽取”對方的話021
信息更加易懂地“傳達”024
高效率地“劃分”工作027
讓被動工作的人變主動030
第3章全面“聽取”
“聽取”技巧的框架和12個技術037第1章掌握“工作的鐵則”
Rule是一切工作整理術的基石003
俯瞰全局后“認準目的”004
深入研究“了解內(nèi)容”008
考慮高效率的順序011
第2章把工作分為四步，就可以順利地進行了
所有的工作都可以分為四點019
正確“聽取”對方的話021
信息更加易懂地“傳達”024
高效率地“劃分”工作027
讓被動工作的人變主動030
第3章全面“聽取”
“聽取”技巧的框架和12個技術037
對方的說法要無條件地接受039
肯定、重復、換個說法040
避開誘導詢問042
聽著對方的話直到最后044
隨身攜帶筆記本和筆045
用自己的方式表達后再提問047
對方的問題要正面回答049
把對方的主張分成理由和結果051
養(yǎng)成用英語“聽取”信息的習慣052
靈活運用海外信息054
得到的信息分為事實和推測056
區(qū)分理論性研究和主觀性感想058
明確分出問題、課題、風險060
注意開口說話的時機062
使用電話、郵件、聊天軟件063
第4章有效“傳達”
提高傳達技巧的框架和10個技巧071
擁有共同的最終目的073
意識到“前提/假設/結論”這三部分074
結論通過前提和安排來展示076
將要傳達的內(nèi)容細化并簡化078
在郵件中一步一步地傳達內(nèi)容079
整理改善目標和制約條件081
直呼名字后再傳達083
弄清楚各個選項的區(qū)別084
避免“空中戰(zhàn)”，具體地進行確認086
不制作需要口頭說明的資料088
對幻燈片資料進行全面的思考090
郵件只用郵件名就可以傳達092
保留工作交流的證據(jù)093
第5章合理“分步”
分步技巧的框架和6個技巧101
將全部的工作分解為“一個一個的工作”102
立刻應對不花費時間的委托104
決定性工作的處理順序105
熟練應用模擬和數(shù)字107
每日更新ToDo列表109
對工作所需的時間進行多其一倍的預計111
理解工作的本質(zhì)，進行+a112
要求對資料的大綱進行評判114
如果調(diào)查10分鐘仍然不行，就詢問他人116
多次進行的工作作程序化處理118
第6章積極“行動”
行動技巧的框架和12個技巧125
確認反對意見，提前制訂對策127
探尋可以接受的妥協(xié)方案128
投出高球，看對方的態(tài)度130
會議要在決定了目的和目標之后開始132
不要以模糊的判斷結束會議133
營造容易提出意見的氛圍135
從上司的角度考慮應該做的事136
交代工作的時候傳達委托和期待138
以對方的意見為基礎探尋妥協(xié)方案139
讓對方說出結論，讓其擁有當事者意識141
不要讓會議離題143
配合對方靈活應對145
實用導向/低風險導向147
配合對方靈活應對拘泥導向/協(xié)調(diào)導向148
議事錄應該在當天率先寫好150
議事錄要寫得簡單易懂152
以議題為單位整理議事錄153
第7章進一步成為商務人士
專業(yè)的基本姿態(tài)161
不要說“做不了”162
對待任何工作都要有學為己用的姿態(tài)164
不是記住信息本身，而是記住找到它的方法165
優(yōu)先記住重要的數(shù)字167
參加會議前考慮參加的意義168
率先承擔未確定責任者的課題170
即使沒有根據(jù)也要有自信地進行說明172
委托工作后不要插嘴173
開會時不要無理由地遲到175
上班和下班要打招呼176
身體面向?qū)Ψ秸勗?78
措辭不要讓人感到不快179
要注意自己的態(tài)度，不要讓對方感到不快181
積極詢問團隊成員的煩惱183
能夠談論工作以外的事184
夸獎別人的時候要添加理由186
和上司形成有建設性的關系188
積極的姿態(tài)可以打破僵局189
常常思考“接下來該怎么做”191
目標是沖刺192
選擇榜樣，模仿優(yōu)點194
在團隊之外擁有導師196
尋找職場外的團體197
第8章隨著資歷的增長而成長
意識到自己不足的部分205
新入職員時代的榜樣206
中堅職員時代的榜樣210
經(jīng)驗豐富職員時代的榜樣213所有的工作都可以分為四步
第1章中闡述的“三個鐵則”是在遇到工作時應該有的思維習慣，如果熟練掌握這一能力，就可以接近商務專家了。但是要想對工作的構造有正確的認識，就要做到有自己的節(jié)奏，并且可以使工作得以順利進行。
所有的工作都可以分為“工作的內(nèi)容”和“工作的流程”。因為與“工作內(nèi)容”相關的事情和與“工作流程”相關的事情的性質(zhì)是完全不一樣的。并且，也可以分為“針對自己的”和“針對對方的”。因為“針對自己”的工作方式和“針對對方”的工作方式的性質(zhì)也是不同的。
如果以這樣的兩個觀點作為數(shù)軸，就可以整理為：1.正確“聽取”對方的話；2.將信息以更容易理解的方式進行“傳達”；3.更有效率地“劃分”工作；4.推動人“行動”起來。讓我們對工作的進行方法有更加系統(tǒng)化的認識吧。
從第3章到第6章，都是根據(jù)這四點進行說明的，但是，在本章中，我在講述具體的技巧之前，對預先想要了解的工作的核心印象進行了整理。
【四個技巧】其一
正確“聽取”對方的話
工作單靠某一個人就可以完成，這樣的人是不存在的。所以我認為在工作中正確地“聽”是最為重要的。
之所以沒有寫作“聞”，而是寫作“聽”，是因為并不只是用模糊的態(tài)度去“聽”，而是有必要積極地將對方說的話吸收到自己的頭腦里。
例如，假設從上司那兒得到以下委托。
想為下個月配備到我科室的新職員準備桌子，電話也要一起設置，由你聯(lián)系總務部進行準備吧。
還有，目前新人教育會占用很多時間，大家都要開始忙起來了，同時派遣員工也要來了，已經(jīng)訂好了他們下周就要過來，所以，也請準備一樣的桌椅�？剖覂�(nèi)的人員和郵件也要進行交換，為此請將每個人的郵箱地址收集一下吧，拜托了。
上司委派你的任務是【下個月配備來的新員工和為了支援工作一起來的派遣員工的工作條件準備】。那么，如果只是聽上司這些話，你能夠把任務完成嗎？
只是【聞】的話，非常遺憾，這個任務是無法完成的，為什么呢，因為上司忘了傳達最重要的事情。
能夠做到【聽取】的人，就會注意到剛才上司的委托中有兩個情報是缺失的。
第一個缺失的情報是，新入員工和派遣員工的人數(shù)，如果不知道人數(shù)，就無法判斷準備多少人的桌子才算可以。第二個缺失的情報是派遣員工的姓名，要想取得每個人的郵箱地址，至少也要知道使用者的姓名。
如果能做到【聽取】，注意到針對自己應該做的事情所欠缺的情報，那么在這種情況下，你就可以要求提供追加情報，就會省去之后再向上司進行確認的麻煩了。
所有的工作都可以共同地說成為了減少麻煩，使工作簡單化，所以，一步到位地“聽取”是很重要的。
在聽對方說話的時候，要有【發(fā)現(xiàn)并積極地獲取對自己來說更深入的東西】這樣的意識。這樣做就可以在掌握了對自己必需的情報后開展下一步的行動，因此，擁有使對方給出意見的姿態(tài)是很重要的。
詳細內(nèi)容會在第3章講到。
我所說的“聽取”并不單指對方的談話，有關資料和郵件也會涵蓋在“聽取”這個分類中。
比如說，想象一下收到了合作伙伴的郵件的情況。印證自己是否可以從郵件內(nèi)容中得知自己應該做的事情，這一點和聽別人說話的情況是一樣的。最初提到的，委托你準備桌子的上司用郵件發(fā)過來要求，如果能夠抓住這一信息，你就會知道需要做的事情還是一樣的。
只是，和可以在當場直接交流不同，郵件多了交換所需的步驟和閱讀時間（等待時間）。這一點，就需要給對方發(fā)送的內(nèi)容做到精練（短文就足夠），這就需要傳達的技巧了。關于此點，會從下一頁開始進行介紹。
【四個技巧】其二
信息更加易懂地“傳達”
有很多很努力卻收不到回應的人，即便擁有絕妙的主意，也不能使周邊的人明白，很多時候他們會感到很焦躁。
在你的工作向前推進之際，也有過聽到對方說“好難啊，說的事情我不太明白”“你開玩笑呢吧”這樣的經(jīng)歷，為了能夠理解傳達的重要性，來舉個例子。
A前輩：啊，小B，關于明天企劃案的資料，課長說還要改一下，但是不是說要跟合作方再召開緊急會議，只是就修改處進行一下更新，可以嗎？
B：好的。哪里需要修改呢？
A前輩：在第一頁的幻燈片里，雖然對這個產(chǎn)品的優(yōu)點進行了說明，但是寫得有點兒太死板了。能不能讓客戶的目光更活躍，能夠一下子被吸引呢？
B：額，更活躍嗎？
A前輩：差不多也明白了吧，我要走了，之后的就拜托你了。
對更改后的具體印象在腦海中有充分理解的前輩A，用擬聲詞抽象地進行了說明，認為對方已經(jīng)明白了。但是對于B來說，A前輩這樣模糊地說明，使他根本就不明白課長到底做出了怎么樣的指示。
不應該這樣做，需要像下面這樣對B進行具體的指示。
在第一頁的幻燈片的上部，寫了三行這個產(chǎn)品的優(yōu)點，但是現(xiàn)在只有機能的優(yōu)點的描述，如果這樣做，讀者對于這個產(chǎn)品的優(yōu)點并不是很容易就有印象，因此，關于使用這個產(chǎn)品的用戶能夠感受到哪些優(yōu)點，可否換為更簡潔的表達呢？
比如，不要表述為這個是用來做什么的機器，而是用這個機器的話，使用者會感受到什么樣的效果，像這樣換種方式的表達也是可以的，當然其他的表達也可以。
像這樣，將應該修改的地方和修改方法具體地列舉出來，A前輩就將自己了解的事實和意圖傳達給了B。
交流障礙主要是因為A前輩和B之間的認識有差別。
必須將自己獨自掌握的情報傳達給對方，這是工作進行的絕對條件。
對方不明白并不是理解能力的問題，雙方為了達到同等的信息水平進行交流，這是非常重要的。因為日本不是個多民族的國家，所以思維的前提就變成了覺得不須特意說明對方也應該能理解。讓我們預先考慮到對方和自己的思維差異，帶有一定程度的距離感來和對方接觸吧。
消除和對方的認識差異有很多的方法，希望讀者注意的事情是，不要一味地期待對方的理解能力會提高。
比如說，在前輩和新人工作交接的這個案例中，前輩想：以前已經(jīng)告訴過他了，現(xiàn)在不用詳細地說也沒關系吧。但是新人想的卻是：只是零零碎碎地記著，按道理說他應該好好說明和交接一下啊。
如果是自己，要得到怎樣的說明才能理解呢？從這一觀點出發(fā)，努力做好傳達，這樣才可以被稱為商務人士。
詳細內(nèi)容會在第4章中進行說明。
【四個技巧】其三
高效率地“劃分”工作
2003年年末，“劃分”這個詞語成了一個話題。因為擅長工作的人并不是能力有多強，而是具有“劃分”這一能力。
確實，商務人士的劃分能力是很強的，這方面，工作內(nèi)容的好壞暫且不提；與此不同的方面是，其了解到了工作的時機不同會決定努力是否白費后才開展工作的。
比如說，下面這個對話。
A：下午的報告會要用的參考資料已經(jīng)印好了嗎？100頁要印50份，擔心趕不上啊。
B：沒問題的，是會花費時間，但是從一早就開始準備了。
A：謝謝！啊？這個資料的背景幾乎是全黑的，字就看不見了啊。
B：�。亢诎啄Ｊ酱蛴〉�，所以字是黑色……
A：唉，已經(jīng)沒有重印的時間了，這些也用不了��！
A前輩的工作資料，因為B錯誤的打印設定，無法在重要的報告會上提出來了。對于A前輩來說，努力未見天日就被雪藏了，是難以忍受的。但是，這件事單單就是小B一個人的錯嗎？如果對打印狀況的確認時機再提早一些，就能及時發(fā)現(xiàn)錯誤，然后重印了啊。所以，對于自己的工作，A前輩耽誤了狀況確認的時機。
只注意到了工作內(nèi)容是無法進行工作的，還要知道以何種順序進行組合，如何才能做到有效率，對這些因素的考慮都是必須的。
如此說來，做主菜、副菜、湯的烹飪節(jié)目可以稱為優(yōu)秀統(tǒng)籌工作的代表了吧。先確認要做什么樣的菜，然后準備所需的食材，切好燒好，用合理的順序進行調(diào)理，從而完成最終要做的菜品。否則，太過于著急則會有所失誤而不好吃，錯過時間又會導致燒焦無法食用了。
對工作有效率地進行“劃分”，這也是一個【俯瞰全局，對各個工作的組合順序進行考慮】的印象。無論是什么樣的工作，首先考慮邁向終點最合適的路線吧。
并且，在對工作進行“劃分”的時候，有一點必須意識到，那就是【遵守期限】。
試著考慮一下最初的A前輩和B的對話吧。
在這個對話中，最基本的如果【A前輩的做好資料】一事不完成，【B打印資料】一事就無法進行。
因此，以B的所需時間為前提，設置A前輩的期限，并遵守這個期限。如果A前輩的期限無法完成，B的準備也就徒勞了。
以做飯為例，就跟焯好面了卻沒有把碗準備好的情況是相似的。焯面的行為是以直接裝進碗為前提的，但是如果沒有準備好碗，面就會不斷吸收水分被泡糟了。
為了不使進行的工作徒勞而終，確保遵守期限的分配是要必須執(zhí)行的。
詳細情況會在第5章中進行闡述。
【四個技巧】其四
讓被動工作的人變主動
為了使整理工作的流程更具效率地推進，我們應該清楚：【管理和自己有關的課題的優(yōu)先度】是“劃分”的目的，但是在跟別人相關的課題的基礎上進行對應是很有必要的。這樣的情況怎么辦呢？
小B：昨天的會議上，希望C主任做一份客戶方負責人的一覽表。周五之前您能做好嗎？
C主任：是我沒出席的會議啊？私自作決定真是很麻煩啊。這個月給客戶的跟單也是一堆啊，小B，你代我做一下可以嗎？
小B：那個，我拒絕了別的作業(yè)，要接受C主任的部分真是很難啊。
C主任：但是對客戶的回應如果推遲了，誰來承擔這個責任呢？所以只能由小B你來做了啊。
這是委派工作被拒而堅持委派的對話。擅自使用力量關系是可以強制執(zhí)行的吧，但是在立場對等的情況下，確認強制安排未能達到預期結果的情況也是有的。
在自己這一方無論正確處理多少課程，但是不得到對方的協(xié)助就無法進行的工作是很多的。所以，只要稍微知道一點【讓人主動去做】這個工作的訣竅，就可以讓人更用心地去工作。
【讓人主動去做】這件事，可能會有不太好的印象。但是我如果請對方做同樣的工作，我會考慮怎么才能【讓對方快樂地工作】，讓對方主動工作。
就比如小B和C主任的對話也是一樣的，如果B把理由告知對方，就會有不同程度的進展了。
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