同樣是從事行政管理崗位，薪酬卻不同，差距到底在哪里呢？如何幫助業(yè)務部門梳理資源需求，成為行政BP；如何在日常管理過程中脫穎而出，在與其他部門共同創(chuàng)造滿足感的過程中不斷提升自我；如何深入分析個人成長過程中影響至深的知識與技能、能力與天賦，都直接影響著行政從業(yè)者的發(fā)展和晉升�！稄男率值娇偙O(jiān)：行政管理者的職場進階日志》旨在全方位、多層次地提升行政從業(yè)人員的認知水平，從基礎的職業(yè)心態(tài)、工作方法到深入的職業(yè)發(fā)展、價值挖掘，逐步拓展視野，幫助行政從業(yè)者學會抬頭看路。本書可作為行政小白的入門秘笈，實現(xiàn)個人躍升，亦可作為資深行政人提供諸多思考視角，實現(xiàn)跨越式發(fā)展。
第1章 認識自己：行政管理是值得托付的事業(yè) 做行政工作是“打雜”嗎
近期，有一位做行政工作的朋友問了我兩個問題。第一，行政工作主要包含哪些方面，為什么人們都抱怨說行政工作就是打雜？第二，讀了這么多專業(yè)人士撰寫的文章，講得都很有道理，但真的去操作時，為什么收效卻甚微？
該如何做好行政工作呢？我試著結(jié)合以往的經(jīng)驗來做一個解答。
首先，你需要知道行政工作是提供什么服務的工種，因為提供什么樣的服務往往決定著你日常主要工作的內(nèi)容。簡單來說，行政工作提供的服務可分為以下三類。
第一類，需要行政人員提供的服務，其對應的是日常的事務性工作。
第二類，需要行政人員“迎合”的服務，其對應的是很多帶有項目性質(zhì)的工作。
第三類，需要行政人員和其他部門員工共同創(chuàng)造的服務，其對應的是讓公司全體員工提升幸福感的工作。
這些分類中也對應了行政工作發(fā)展的幾個階段。從溝通到執(zhí)行，最后是全盤考慮，行政工作往往扮演著為其他部門創(chuàng)造幸福感的角色。
接下來，我們就這三類服務來做一個簡單梳理。
第一類，需要行政人員提供服務的工作。通俗地說，你可以將其視為提供現(xiàn)場服務或后勤支持類的工作，無論是安保、保潔、付款、供應商管理、檔案管理，還是食堂、車輛管理等具體工作，都可以歸類為需要行政人員去滿足的服務。這一類服務的特點如下。
�。�1）行政人員工作范圍內(nèi)的工作。
（2）滿足公司伙伴基本需求的工作。
�。�3）保證辦公室環(huán)境正常運轉(zhuǎn)的工作。
�。�4）要行政部支出費用的工作。
通過這些需要行政人員去滿足的服務，行政管理者可以借此在企業(yè)內(nèi)確立基本的定位。這可以幫助你積累人脈，但無法給你足夠多的競爭和發(fā)展。長此以往，很多行政從業(yè)者就迷失在了這些需要行政去滿足的工作中，覺得自己喪失了核心競爭力。但在我看來，正是這些需要行政去滿足的服務，為你的發(fā)展打下了人脈基礎，建立了初步的互信，從而讓你有機會去做一些需要行政去“迎合”的服務。
第二類，是進階版本的——需要行政去“迎合”的工作。這里的“迎合”不是貶義詞，而是一種積極爭取的態(tài)度。
獨立完成項目對于一個行政管理者來說，可以說是職業(yè)生涯的一個飛躍。需要行政去滿足的服務，體現(xiàn)的是你的執(zhí)行力。如何完成一個項目體現(xiàn)的就是你的協(xié)調(diào)能力、快速學習能力及事項落地的能力了。為了應對項目，你需要學習項目管理，理清重點，梳理節(jié)點，協(xié)調(diào)資源，溝通人際，以結(jié)果為導向推動各項事務，最終將項目落成。
通過項目，如果你能學習到全盤思考的能力，并能學到一定的管理學知識和人力資源管理方面的知識，那么恭喜你，你與經(jīng)理的崗位要求已經(jīng)不遙遠了。下一步，你需要知道如何招聘和管理員工，或者說是優(yōu)化組織結(jié)構，這樣你就為進階做好初步準備了。
第三類，就是提升滿足感的工作。這類工作需要行政部門和其他部門共同去創(chuàng)造。我非常推崇行政BP（行政業(yè)務伙伴）的概念。行政部門作為一個服務部門，只有緊密貼近各需求部門，才能了解其他部門真實的需求，而不是永遠說著好好服務，結(jié)果卻令各部門不滿意或不合適。
下面我們說另外一個重要的話題。你知道了路徑，你了解了道理，但你就是不知道如何改變自己，那應該怎么做？
如今，生活在這個社會，要么你改變自己以適應不同的挑戰(zhàn)，要么沉淪下去。我下面借用羅伯特·凱根的觀點來說明如何才能改變自己。
很多時候，我們最難改變的是自己。我之前接觸的很多人都認為改變其實很簡單：我們只要做與我們想要改變的行為相反的事就可以了。比如，如果我們拖延，那就想辦法勤快一些；如果我們遲到，就起得早一點兒。
如果我們做不到這些，那就是意志力不足的表現(xiàn)，或者是方法不對。其實，從心理舒適區(qū)的角度來看，事情并沒那么簡單。有時候，不是因為你不知道方法，而是因為你已經(jīng)發(fā)展了一套適合自己的適應機制，而改變卻要求你放棄這套適應機制，去用另一套適應機制。
在這里，我推薦一個羅伯特·凱根發(fā)明的被稱為四欄表的方法。通過這個方法，你可以了解阻止你改變的根本原因，從而讓你有機會更好地改變。
凱根認為，就像人有一套生理免疫系統(tǒng)來排斥不屬于身體的微生物一樣，人的心理也有一套免疫系統(tǒng)，它會排斥我們采取新的行為方式，以此來維持心理結(jié)構的平衡和穩(wěn)定。
為了了解心理免疫系統(tǒng)是如何阻止人們的自我改變的，羅伯特·凱根發(fā)明了四欄表。四欄表一共分成以下四個步驟。
�。�1）你的改變目標。
�。�2）你正在做的與改變相反的行為。
�。�3）這些相反的行為背后的好處。
�。�4）讓這些好處成立的重大假設。
舉個例子，盡管我以前想法挺多，但總是習慣去附和，話到嘴邊也不知道如何說出口。久而久之，大家就不關心我的意見了。為了改變這個現(xiàn)狀，我鼓勵自己多發(fā)言，但效果不太顯著。于是，我請朋友幫我一起用四欄表進行了分析。
第一步：我的改變目標。
一開始，我列了很多目標。比如，希望自己更開心，希望自己能多點創(chuàng)意，希望自己工資翻倍。但這些目標都不是心理免疫系統(tǒng)能識別的目標。需要注意的是，開心是情緒目標，更有創(chuàng)意是能力目標，掙更多錢是結(jié)果性目標。
凱根的理論認為，心理免疫系統(tǒng)的目標必須用行為來標識。所以，最終我寫下的目標是：我要自信地表達自己。這里的表達，就是一種行為。
第二步：我正在進行與改變相反的行為。
�。�1）我習慣等別人先發(fā)言，然后跟著點頭說“對對對”。
�。�2）如果我不認同別人的意見，也不會直說，而會選擇沉默。
�。�3）因為不太敢大聲說話，因此我的意見經(jīng)常被忽視。
這些都是與目標相反的行為。我的目標不是更自信地發(fā)言嗎，為什么我還要選擇這些行為呢？通過分析，這些行為給當時的我?guī)砹穗[秘的好處。
第三步：這些相反的行為背后的好處。
如果想了解具體好處是什么的話，你可以嘗試問自己一個問題：如果你不這樣做，你擔心將會發(fā)生的最糟糕的事情是什么？
我自問：“我覺得，如果我選擇不附和別人，而是自信地發(fā)表自己的意見，能預見的最糟糕的事情會是什么？”
我的回答是：“我的擔心是，如果我說出不同的意見，別人會對我有想法，我可能會被孤立。如果我說的不在點子上，別人會覺得我很傻�！�
這樣一來，我內(nèi)心的想法就很明確了，我不愿意自信地表達自己的根本原因是為了避免和別人發(fā)生沖突，避免被別人排斥，同時也不想讓別人覺得我很傻。
為什么我會這么擔心？是什么讓我把發(fā)表不同意見和被排斥畫上等號的？是什么讓我把說得不對和別人覺得我傻畫上等號的呢？
第四步：心里有一個重大的假設。
這個假設隱藏在你不想要的行為背后，正是這個假設，讓這些行為帶來的所謂的“好處”成立了。
這個假設是：如果我發(fā)表不同意見，就會引發(fā)沖突。
這種假設當然不會是空穴來風，它與我們的生活經(jīng)歷有關。
比如，我的母親比較強勢。在日常的生活中，如果我發(fā)表了不同的意見，母親的態(tài)度就會變得激烈。久而久之，我就將“如果發(fā)表不同意見就會引發(fā)沖突”這個焦慮情緒刻到了我的腦子里，變成了心理免疫系統(tǒng)的一部分。
說到這里，不知道大家是否能理解改變?yōu)槭裁春茈y發(fā)生了呢？因為，改變的愿望和不改變的動力之間，存在著嚴重的沖突。不改變的好處，相比改變帶來的不確定性，誘惑實在太大了�；谛睦硎孢m區(qū)的理論，那還是不改變更好。
那么，知道了原因，我們要如何改變呢？
首先，你要知道你的問題在哪里，然后，反問自己：“如果你改變了，你能獲得什么？”這么做可以讓自己有個明確的數(shù)據(jù)對比。在中國，很多人的社會同一性是基于社會認同的，他們往往將他人的看法看得特別重。
想通了這一點，你就應該明白公事歸公事，私事歸私事，在公事上，基于正當?shù)睦碛�，你可以去支持任何人。你也可以憑著正當?shù)睦碛扇ゾ芙^任何人。對于行政管理人員來說，“和氣生財”是個謬誤，容易承擔連帶責任才是真理。
其次，要以一個小目標的形式去完成你的改變。你如果就想通了，從一個不敢溝通的人變成一個敢于表達自己的人，那是不現(xiàn)實的。往往目標越大，給你的壓力就越大，你的驅(qū)動力就越弱。因此，你應該將大目標分解為小目標。
比如，你可以嘗試著將本周的目標這樣制訂，每天找三個人聊五分鐘以上、在本周的會議上發(fā)言一次等。
最后，要做記錄。這點很重要。因為只有這樣做，你才能看到具體的進步，才能給自己一個正面的反饋。
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