此番整理，正文為張祥河具奏（包括列銜）折件。他人具奏而與張祥河有關者，統(tǒng)歸為附錄。全部文字，皆依原件圖片錄入。
《中國近現(xiàn)代稀見史料叢刊（第二輯）：張祥河奏折》前五部分，依檔案來源厘定。北京中國第1歷史檔案館所藏道光、咸豐朝奏折，有朱批奏折、災賑檔和錄副奏折三類，是《中國近現(xiàn)代稀見史料叢刊（第二輯）：張祥河奏折》正文的主體，列為前三部分，不再標注“中國第1歷史檔案館”字樣。臺北“故宮博物院”所藏軍機處錄副奏折和《宮中檔咸豐朝奏折》（復制本），標為“臺北資料”，列為第四部分。美國國會圖書館藏《張祥河奏稿》稿本，標為“《張祥河奏稿》”，列為第五部分。附錄列為第六部分，并于每條后標出檔案來源。
奏折的題名，依中國第1歷史檔案館、臺北“故宮博物院”業(yè)已擬就者�！稄埾楹幼喔濉分�，部分奏稿無題名，由整理者代擬之。
朱批奏折與錄副奏折內容重復的，依朱批奏折錄入。錄副奏折與《張祥河奏稿》內容重復的，依錄副奏折錄入。
《中國近現(xiàn)代稀見史料叢刊（第二輯）：張祥河奏折》六部分中，均各依具奏日期先后排列。無具奏日期的，依奉朱批日期。所有奏折連續(xù)編號。附片、清單等附件，亦單獨編號。
糧價、麥收分數(shù)，耗羨銀數(shù)，錢糧完欠分數(shù)等清單附件，因當時附于主件之后，多略去具奏日期。北京、臺北所藏錄副奏折中，常見有朱批日期而缺朱批內容的，當時供事者已預留了空格，今皆仍其舊。
《中國近現(xiàn)代稀見史料叢刊（第二輯）：張祥河奏折》正文用五宋字體。朱批、奉朱批內容，以小五號字附于文末。
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